Obieg faktur KSeF dla grup spółek

Koniec z pytaniem: czyja to faktura?

System wskazuje osobę, która zamówiła koszt, zbiera cel, MPK i akceptację — zanim księgowość zacznie szukać właściciela faktury.

Zobacz interaktywne demo Umów analizę procesu

On-premiseWiele spółekBez chmury dostawcyDziała obok księgowości

Centrum faktur22 spółki · jeden panel

system aktywny

31bez właściciela

12do akceptacji

87%przypisanych

Wszystkie spółkiWymaga działania

OVHcloudFV/08/21874 896,21 złUstal właściciela

TechSerwisTS/1441/0812 420,00 złPotwierdzona

OfficeProOP/88711 132,80 złCzeka na odpowiedź

Dane w podglądzie są przykładowe.

Nie eksportujemy faktur z KSeF. Księgowość już je ma.

Porządkujemy brakującą warstwę organizacyjną: kto zamówił, po co i kto akceptuje koszt.

Problem, którego KSeF nie rozwiązuje

Faktura jest w systemie. Kontekstu nadal brakuje.

KSeF dostarcza dokument księgowy, lecz nie odpowiada, który pracownik zamówił usługę, jakiej spółki lub projektu dotyczy koszt ani kto powinien go zatwierdzić.

Nieznany właściciel

Księgowość wysyła wiadomości do wielu osób i ręcznie szuka kogoś, kto rozpoznaje kontrahenta lub kwotę.

Praca między spółkami

Ten sam pracownik obsługuje kilka podmiotów. NIP nabywcy nie wystarcza, aby wskazać osobę odpowiedzialną.

Brak danych do dekretacji

Cel kosztu, MPK, projekt i akceptacja pojawiają się za późno albo pozostają w mailach i komunikatorach.

Workflow KSeF

Od wpływu dokumentu do właściciela w pięciu krokach

Automatyczne sugestie przyspieszają pracę, ale decyzja i pełny ślad pozostają po stronie ludzi.

1
Wpływ faktury
System odczytuje fakturę dostępną w KSeF i przypisuje ją do właściwej spółki.
2
Wskazanie kandydatów
Reguły sprawdzają dostawcę, historię, kwotę, projekt i relacje pracowników ze spółką.
3
Pytanie do właściciela
Wybrana osoba dostaje krótkie zadanie: „Czy to Twój koszt?”.
4
Opis i akceptacja
Pracownik uzupełnia cel, MPK lub projekt, a przełożony zatwierdza zgodnie z limitem.
5
Komplet dla księgowości
Status i dane są widoczne w jednym panelu. Faktura pozostaje w istniejącym procesie księgowym.

Trzy role, jeden obieg

Zobacz, jak system znajduje właściciela faktury

Demo pokazuje centrum faktur dla księgowości, ekran wyboru właściciela oraz prostą odpowiedź pracownika. Wszystko na danych przykładowych — bez logowania i bez połączenia z KSeF.

Filtry dla wielu spółek i statusów
Ranking prawdopodobnych właścicieli
Potwierdzenie celu, MPK i projektu
Pełna historia pytań i decyzji

Uruchom demo

Dane w sieci organizacji

Własny miniPC zamiast kolejnej chmury

System działa na małej maszynie w siedzibie klienta lub jego serwerowni. Dane faktur, konta użytkowników, reguły i historia decyzji nie trafiają do chmury KSL.

Połączenia zewnętrzne są ograniczone do usług potrzebnych do działania, np. KSeF i serwera pocztowego organizacji.

KSeFfaktury

→

MiniPC w firmieaplikacja + baza

→

Księgowość

Pracownik

Akceptujący

Dla kogo

Największy efekt w organizacjach wielopodmiotowych

5–50 spółekw jednej grupie lub pod wspólną obsługą

Wspólna księgowośćdla wielu podmiotów i zespołów

Pracownicy między spółkamizamawiający koszty dla różnych NIP-ów

Dużo faktur kosztowychi powtarzalne pytania o ich właścicieli

Oferta walidacyjna

Zacznij od płatnego pilotażu

Najpierw sprawdzamy proces na wybranych spółkach i mierzymy efekt. Dopiero potem podejmujesz decyzję o wdrożeniu dla całej grupy.

Czas znalezienia właścicielaLiczba faktur bez odpowiedziCzas pełnej akceptacji

Pilotaż 90 dni

od 19 900 złnetto

analiza obecnego obiegu
do 2 spółek i 30 użytkowników
konfiguracja reguł i ról
wdrożenie, szkolenie i wsparcie
raport z efektów pilotażu

Sprzęt jest wyceniany osobno lub wykorzystujemy zgodny miniPC klienta. Pełne wdrożenie wyceniamy po pilotażu.

Zapytaj o pilotaż

Najczęstsze pytania

Krótko i konkretnie

Czy to kolejny system księgowy?

Nie. Księgowość nadal pobiera i księguje faktury z KSeF w swoim systemie. „Czyja Faktura?” dodaje obieg organizacyjny: przypisanie faktury KSeF do pracownika, opis kosztu, akceptację i historię decyzji.

Jak działa obsługa KSeF dla grupy spółek?

Każda faktura jest przypisana do spółki na podstawie danych nabywcy, a uprawnienia pozwalają zespołom pracować przekrojowo. Dzięki temu faktury wielu spółek są dostępne w jednym panelu, ale użytkownik widzi tylko właściwy zakres.

Skąd system wie, kto zamówił fakturę KSeF?

Łączy reguły biznesowe z historią wcześniejszych decyzji: kontrahentem, opisem, kwotą, projektem, spółką i osobami odpowiedzialnymi. Gdy nie ma pewności, pokazuje kandydatów zamiast automatycznie zgadywać.

Czy dane wychodzą poza firmę?

Aplikacja i baza działają on-premise w sieci klienta. Dane nie są przesyłane do chmury KSL. System korzysta jedynie z zatwierdzonych połączeń niezbędnych do pracy, np. do KSeF lub poczty.

Co obejmuje weryfikacja faktur przed zaksięgowaniem?

Potwierdzenie właściciela, celu wydatku, właściwej spółki, MPK lub projektu oraz wymaganych akceptacji. Zakres pól i progi akceptacji konfigurujemy pod organizację.

Czy elektroniczny obieg faktur on-premise wymaga dużego serwera?

Zwykle wystarcza dobrany miniPC z kopią zapasową i monitoringiem. Wymagania zależą od liczby spółek, użytkowników, dokumentów i polityki bezpieczeństwa.

30 minut bez zobowiązań

Sprawdźmy, ile czasu tracicie na szukanie właścicieli faktur

Opowiedz, ile spółek obsługujesz, ile faktur wpływa miesięcznie i gdzie dziś zatrzymuje się akceptacja. Odpowiemy, czy pilotaż ma sens.

E-mailksl@klochowicz.plTelefon+48 506 327 047